Ziel/Zweck

Mit diesen Festlegungen beschreiben wir das Erstellen, Prüfen, Freigeben, Verteilen, Ändern, Rückziehen und Archivieren von qualitätsrelevanten Dokumenten und Daten. So stellen wir sicher, dass die aktuellen Versionen an allen Stellen verfügbar sind.

 

Struktur der Dokumente und Daten

Die Struktur der qualitätsrelevanten Informationen ist in der Verfahrensanweisung VA Dokumente, tabellarisch beschrieben. Dort sind auch die folgenden Festlegungen detailliert enthalten.

 

Lenkung der System-Dokumente

Die System-Dokumentation ist im Intranet einsehbar und setzt sich zusammen aus:

  • den Handbuch-Dokumenten

  • Es stellt einen Überblick über die Aufbau- und Ablauforganisation unseres AVS-QMS dar.
  • Verfahrensanweisungen

  • Sie enthalten exakte und detaillierte Aufgabenbeschreibungen, Abläufe und Hilfsmittel.
  • Arbeitsanweisungen (AA) und zugehörigen Formblätter (FB)

  • Sie enthalten Regelungen von Einzelheiten sowie Detailanweisungen, die sich auf die Ausführung unserer Tätigkeiten beziehen.

 

Lenkung der Aufzeichnungen

Wesentliche Aufzeichnungen des AVS-QMS werden zu Nachweiszwecken jährlich in einem QM-Aufzeichnungen-Ordner gesammelt. Das Verfahren ist in VA Dokumente beschrieben.

 

Freigabe

Vor ihrer Veröffentlichung/Verteilung werden Dokumente und Daten geprüft (Vollständigkeit, Einfluss auf andere Dokumente und Daten, evt. Abstimmung mit anderen Bereichen).

 

Verteilen und Zurückziehen

Aus Gründen der Aktualität werden freigegebene Dokumente und Daten unverzüglich verteilt. Durch einfache Regelungen (Veröffentlichung im Intranet) stellen wir sicher, dass man leicht feststellen kann, ob vorliegende Ausgaben von Dokumenten und Daten aktuell und gültig sind.

Bei der Verteilung neuer Dokumente und Daten werden veraltete Ausgaben vernichtet oder entsprechend gekennzeichnet.

 

Änderungen

Für Änderungen von Dokumenten und Daten ist immer derjenige verantwortlich, der das Dokument erstellt hat. Auch Änderungen werden wie oben beschrieben geprüft und freigegeben.

 

Datenschutz und Datensicherheit

Wir schützen unsere Daten und Programme vor unberechtigtem Zugriff und vor Virenbefall. Wichtige Daten werden systematisch gesichert. Einzelheiten sind in der Verfahrensanweisung VA Infrastruktur beschrieben.

 

UE Dokumente